POLITIQUE CONCERNANT LE HARCÈLEMENT, LA VIOLENCE, LA DISCRIMINATION ET LA CIVILITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL

1.1 La présente politique vise à prévenir et à faire cesser toute forme de harcèlement, de violence et de discrimination en milieu de travail, de même qu’à rendre publique la position de Zénith Santé à ce sujet. Elle vise également à promouvoir un environnement de travail où tous les employés et consultants, quels qu’ils soient, sont traités avec respect et dignité. Elle privilégie des relations basées sur la civilité et proscrit toute forme d’incivilité, de violence, de discrimination et de harcèlement au travail.

1.2 Toute personne a droit à un milieu de travail exempt de toute forme de harcèlement, de violence et de discrimination, tout comme elle a droit à un milieu de travail respectueux de ses droits fondamentaux, comme l’inviolabilité de sa personne, le respect de son nom, de sa réputation et de sa vie privée.

1.3 Zénith Santé affirme clairement que le harcèlement, la violence et la discrimination sont des actes inacceptables qui doivent être réprimés et s’engage à agir pour fournir un milieu de travail qui en soit exempt.

Dans cette perspective, Zénith Santé adopte une position de tolérance zéro face au harcèlement physique, sexuel ou psychologique, à la discrimination et à la violence physique ou verbale en milieu de travail. De tels comportements constituent des actes répréhensibles qui ne sauraient être tolérés et Zénith Santé s’engage à consacrer tous les efforts nécessaires pour en sanctionner la commission et à mettre en place des mécanismes favorisant le traitement et la résolution des plaintes et des problématiques qui y sont liées.

1.4 Par l’entremise de la présente politique, Zénith Santé s’engage à poursuivre les objectifs suivants :

• Favoriser un milieu de travail harmonieux qui met de l’avant le respect mutuel, la collaboration, la politesse, la courtoisie, le savoir-vivre et la civilité, le tout dans le respect des règles et des politiques déjà en place au sein de l’organisation;
• Établir les rôles, les responsabilités et l’imputabilité de tous dans l’atteinte des objectifs visés;
• Sensibiliser, informer et former le personnel afin de favoriser les comportements de civilité et prévenir la violence, la discrimination et le harcèlement en milieu de travail;
• Mettre en place des mécanismes d’aide et d’intervention favorisant le traitement et le règlement des situations visées par la présente politique.

2.1 La présente politique s’applique à tous les membres du personnel de Zénith Santé et à tous les autres membres de l’organisation, qu’ils soient salariés, cadres supérieurs, membres du conseil ou dirigeants. Elle s’applique également aux relations du personnel et des membres de Zénith Santé dans les relations qu’ils sont appelés à avoir avec les personnes de l’externe (partenaires, entreprises, clients, fournisseurs et autres) dans toute situation qui survient sur les lieux où s’accomplit la mission de Zénith Santé.

• Charte des droits et libertés de la personne;
• Charte canadienne des droits et libertés;
• Code civil du Québec;
• Code criminel;
• Loi sur les normes du travail;
• Loi sur la santé et la sécurité du travail;
• Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles;
• Règlements, politiques, directives et procédures de Zénith Santé.

4.1   Civilité

Code de conduite ou règles applicables en société et visant à assurer le bien-être de la majorité. Ce code de conduite ou ces règles concernent, notamment, le respect, la collaboration, la politesse, la courtoisie et le savoir-vivre. Tout manquement à ce code de conduite ou à ces règles constitue de l’incivilité.L’incivilité est une conduite qui enfreint les normes de respect, de politesse et de collaboration qui prévalent dans un milieu de travail donné.

4.2   Discrimination

Conduite se manifestant par des paroles, des gestes, des actes ou des règles visant à exclure une personne, à l’inférioriser ou à lui refuser certains droits en raison de sa race, sa couleur, son sexe, sa grossesse, son apparence physique, son orientation sexuelle, son état civil, son âge, sauf dans la mesure prévue par la loi, sa religion, ses convictions politiques, sa langue, son origine ethnique ou nationale, sa condition sociale, son handicap ou l’utilisation d’un moyen pour pallier ce handicap.

4.3   Harcèlement psychologique

Conduite vexatoire se manifestant par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, hostiles ou non désirés, qui portent atteinte à la dignité ou à l’intégrité psychologique ou physique de la personne visée et qui entraînent pour cette personne un milieu de travail néfaste.

Une seule conduite grave peut aussi constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu pour la personne visée.

4.4   Harcèlement sexuel

Comportement à connotation sexuelle se manifestant par des paroles, des gestes ou des actes non désirés par la personne visée et qui est de nature à porter atteinte à la dignité ou à l’intégrité physique ou psychologique de la personne ou de nature à entraîner un milieu de travail néfaste.

4.5   Membre du personnel de Zénith Santé

Toute personne embauchée par Zénith Santé, ou qui offre ses services à Zénith Santé sur une base régulière, quel que soit son statut ou la catégorie d’emploi dont elle fait partie.

5.1   La vice-présidente du Conseil

• Est responsable de l’application de la politique lorsque la personne plaignante ou mise en cause est la présidente du Conseil.

5.2   La présidente du Conseil

• Est responsable de l’application de la politique lorsque la personne plaignante ou mise en cause n’est pas la présidente du Conseil.
• Assure la gestion courante de la politique et en propose la révision au besoin.
• Est responsable de la promotion de la politique, de la diffusion de l’information et de l’organisation d’activités de formation ou de sensibilisation s’il y a lieu.
• Maintient à jour une liste de personnes-ressources externes susceptibles de mener des processus de médiation ou de mener des enquêtes au besoin.
• Avise les membres du personnel de Zénith Santé des différents choix qui s’offrent à eux quant au processus de dépôt d’une plainte et les informe quant à leurs droits et obligations.
• Informe la ou les personnes visées par la plainte du dépôt et du contenu de la plainte et de leur droit de présenter leur version des faits.
• Reçoit et traite les plaintes informelles et formelles suivant les mécanismes prévus à la présente politique.
• Prend les mesures nécessaires pour que cesse toute conduite apparaissant inappropriée.
• Confie la plainte à un enquêteur externe nommé en vertu de la présente politique lorsque la présente politique le prévoit ou lorsque la situation l’exige.
• Reçoit le rapport d’enquête et le transmet au Conseil à titre informatif.

5.3   Les membres du personnel de Zénith Santé

• Contribuent à un climat de travail harmonieux et exempt de toute forme d’incivilité, de violence, de discrimination ou de harcèlement par leurs gestes, paroles et relations non seulement envers les autres membres du personnel et de l’organisation, mais aussi envers toutes les personnes externes à l’organisation avec qui elles sont en contact ou sont susceptibles de transiger dans le cadre de leur travail.
• Adoptent des comportements favorisant le respect, la collaboration, la politesse, la courtoisie et le savoir-vivre dans le cadre de leurs relations de travail non seulement avec les membres du personnel et de l’organisation, mais aussi avec toutes les personnes externes à l’organisation avec qui elles sont en contact ou sont susceptibles de de transiger dans le cadre de leur travail;
• Dénoncent sans délai les situations ou comportements inappropriés à leur gestionnaire ou au directeur général.

La procédure de signalement et de règlement d’une conduite inappropriée comprend deux étapes, soit la procédure informelle et la procédure formelle, étant entendu que le défaut de respecter la procédure informelle ne peut invalider une plainte formelle et que le recours de la personne plaignante à la procédure interne prévue à la présente politique ne la prive pas du droit de s’adresser directement aux tribunaux.

6.1   Procédure informelle

6.1.1   Entreprendre une démarche personnelle

Dans la mesure du possible, la personne qui croit subir une situation d’incivilité, de violence, de harcèlement ou de discrimination doit tenter de discuter directement avec la personne présentant un comportement problématique à son endroit en lui demandant de modifier ou de cesser son comportement. Les personnes impliquées doivent alors tenter de parvenir à un règlement en s’engageant dans une discussion ouverte et menée avec respect.

6.1.2   Informer son supérieur ou le directeur général

Si aucun changement n’est constaté ou si la personne ne veut pas intervenir directement auprès de la personne qui est à l’origine de la situation problématique, elle peut s’adresser à son supérieur immédiat ou à la présidente, lesquels pourront alors décider de la marche à suivre afin de favoriser la rencontre et la discussion entre les parties. Il est entendu que Zénith Santé pourra proposer l’intervention d’un tiers externe à l’organisation afin de parvenir à un règlement de la situation et au rétablissement de bonnes relations de travail entre les parties.

6.2   Procédure formelle

Dans le cas où la procédure informelle n’a pas permis de régler la situation problématique, la personne plaignante qui croit être victime d’une situation d’incivilité, de violence, de discrimination ou de harcèlement peut déposer une plainte formelle par écrit auprès de son supérieur immédiat ou de la présidente de Zénith Santé. Si la plainte est reçue par le supérieur immédiat de la personne plaignante, elle devra être transmise à la présidente dans les meilleurs délais.

Si la situation problématique concerne la présidente de Zénith Santé, la plainte devra être transmise à la vice-présidente.

6.2.1     Contenu de la plainte et détail

La plainte écrite doit obligatoirement comporter les éléments suivants:

• Le nom et le prénom de la personne plaignante;
• L’identification de la ou des personnes faisant l’objet de la plainte;
• La ou les dates du ou des incidents ou des comportements reprochés;
• La nature des faits reprochés décrits de façon la plus complète possible;
• Les documents pertinents et la liste des personnes ayant été témoin des comportements reprochés;
• La signature de la personne plaignante et la date de la plainte.

À moins de circonstances exceptionnelles, la plainte doit être déposée dans les deux (2) ans suivant la dernière manifestation de la conduite.

6.2.2   Étude de la recevabilité de la plainte

La présidente de Zénith Santé procède à l’analyse de la recevabilité de la plainte selon les informations qu’elle comporte et rencontre la personne plaignante au besoin pour obtenir toute information complémentaire.

Si elle le juge approprié, elle peut référer la plainte à un enquêteur ou à un intervenant externe dès cette étape afin de procéder à l’enquête sur les faits allégués ou afin de soumettre la situation à un processus de règlement des différends.

Si elle juge la plainte irrecevable, la présidente transmet les motifs de refus à la personne plaignante et formule des recommandations s’il y a lieu.

Si la plainte est jugée recevable, les personnes plaignantes et mises en cause en sont informées et un processus de médiation ou autre mode de règlement des différends à l’amiable ou d’intervention est mis en place si les parties y consentent. Si la médiation ou le mode de règlement des différends à l’amiable est infructueux ou si les parties refusent d’y avoir recours, la présidente enclenche le processus d’enquête.

La personne mise en cause par la plainte doit normalement en être avisée en recevant un résumé écrit lui exposant les faits essentiels et les prétentions de la personne plaignante afin d’être en mesure d’y répondre.

Si la plainte vise la présidente de Zénith Santé, la vice-présidente verra à en déférer l’étude de la recevabilité à un enquêteur externe, et ce, sans délai.

6.2.3   Processus d’enquête

L’enquêteur externe est choisi et nommé par la présidente dans les meilleurs délais. Il doit agir avec diligence et célérité.

La présidente de Zénith Santé avise la personne plaignante et la personne mise en cause qu’une enquête a été ouverte et les informe de leurs droits et responsabilités ainsi que des options possibles.

L’enquêteur peut notamment avoir comme mandat

• d’évaluer la recevabilité de la plainte;
• de recommander la mise en place de mesures visant à protéger la personne plaignante, s’il y a lieu;
• de mener l’enquête en collaboration avec les personnes en charge dans l’organisation;
• de rédiger un rapport et de le transmettre au directeur général si ce dernier n’est pas visé par la plainte;
• à n’importe quel moment durant l’enquête, de recommander le recours à la médiation ou à un autre processus de règlement à l’amiable des différends.

La personne plaignante et la personne mise en cause peuvent se faire accompagner par une personne de leur choix pour tout entretien en lien avec la plainte.

La présidente de Zénith Santé verra à transmettre les conclusions de l’enquête à la personne plaignante et aux parties directement concernées par la plainte.

7.1   À l’égard de la personne plaignante

Si l’enquête menée révèle que la plainte est fondée, la personne chargée du traitement de la plainte apportera son soutien à la personne plaignante afin qu’elle puisse retrouver un climat de travail serein et respectueux de son intégrité.

Si l’enquête menée révèle que la plainte est non fondée, aucune mesure ne sera prise contre la personne plaignante. La personne chargée du traitement de la plainte pourra toutefois décider de recourir à un processus de discussion et de règlement à l’amiable des différends afin de corriger la situation.

Si l’enquête menée révèle que la plainte est non fondée, abusive, frivole ou faite de mauvaise foi dans l’intention de nuire, la personne plaignante s’expose à des mesures disciplinaires.

7.2   À l’égard de la personne mise en cause 

Si l’enquête menée révèle que la plainte est fondée, la présidente pourra décider des sanctions à imposer.

8.1   Toutes les personnes impliquées dans la situation problématique visée par la présente politique ou dans un processus d’enquête enclenché suivant la présente politique sont tenues à la confidentialité, sauf dans la mesure prévue à la présente politique, et ce, même après la fin de l’enquête. Un manquement à cette obligation de confidentialité pourra faire l’objet d’une sanction.

8.2   Dans les cas où une enquête où qu’un processus de règlement à l’amiable serait déclenché, toutes les personnes rencontrées doivent collaborer pleinement au processus, et ce, afin de permettre une résolution complète et appropriée du litige ou de la situation concernée. Un manquement à cette obligation pourra faire l’objet d’une sanction.

8.3   Les personnes appelées à participer au processus d’enquête ou de règlement à l’amiable, que ce soit à titre de témoin ou autre, ne pourront faire l’objet de sanctions ou de mesures de représailles pour cette seule raison.

La présente politique fera l’objet d’une évaluation à chaque deux (2) ans et pourra être révisée en tout temps, si nécessaire, pour son amélioration continue.